"C'era posta per te": la revisione delle e-mail del 2025

Un’altra (oltre al backup) delle attività che, per esperienza personale, trovo opportuno svolgere nei primi giorni dell’anno, data anche la relativa quiete che ci circonda almeno fino all'Epifania e la pigrizia dettata dai troppi dolci, è la revisione, il più possibile intelligente e metodica, di tutte le e-mail ricevute nell’anno precedente. 

Si tratta di un compito lungo e che richiede pazienza, lo so bene, ma è, in fondo, estremamente semplice, direi di pura organizzazione, e alla portata di tutti/e. 

Io, di solito, inizio dal mese di gennaio dell'anno precedente, ossia da una fascia temporale di esattamente un anno prima, e procedo a un’analisi veloce di tutte le e-mail che ho nella casella d’ingresso ("inbox"), partendo dagli account lavorativi per, poi, passare a quelli personale. Di solito procedo per giorno, dal più basso (1 gennaio 2025, 2 gennaio 2025, e così via).

Un'analisi di questo tipo ha, nella mia idea, diversi scopi assai utili. Il primo è quello di cancellare il più possibile, il secondo quello di archiviare con ordine e metodo, il terzo di (eventualmente) rispondere e il quarto di indicare, partendo dal contenuto di una e-mail, che vi è ancora qualcosa da fare legato a quella corrispondenza.

Cancellare è, ovviamente, l’azione che attivo per tutte quelle e-mail che hanno, per così dire, "esaurito il loro compito" e che, in sostanza, non servono più. Penso a spam, newsletter, fissazione di appuntamenti, risposte “auto-conclusive”, notifiche di azioni (accesso a un account, riunione Teams) e comunicazioni, da persone o sistemi, che non hanno più motivo di essere conservate. 

La cancellazione può anche essere legata a temi di riservatezza, ossia si cancellano messaggi che non si vogliono più tenere nei nostri sistemi perché particolarmente delicati.

Ricordo che, oggi, quasi tutti utilizziamo ormai e-mail che risiedono sul server del fornitore, quindi la pulizia/cancellazione va fatta anche sul sistema remoto. 

Se, invece, ho qualche (anche lontano) dubbio che quella e-mail un domani possa servire, la archivio in specifiche cartelle. 

Nel dubbio, se "cancellare" o "archiviare", di solito archivio. Un po’ perché le e-mail non occupano tantissimo spazio, soprattutto se sono senza allegati, e un po’ perché l’idea/vizio che “comunque un domani potrà servire” è difficile da debellare del tutto. 

In questo caso, le e-mail finiscono in cartelle che esistono e mi porto dietro da anni precedenti (ad esempio: “laureandi”, “didattica”, “contatti esterni”) e che sto alimentando da oltre due decenni, e averle in cartelle ben ordinate (e chiare) è utile anche in fase di ricerca.

In questo check “a ritroso” può capitare, poi, che mi accorga di non aver mai risposto a una e-mail: mi è passata "sottotraccia", o era finita nella posta indesiderata. Ne approfitto, di solito, per rispondere, anche a distanza di mesi. Non trovo sgarbato rispondere anche dopo tanto tempo, ovviamente spiegando il perché del ritardo.

Infine, mentre revisiono le e-mail, tengo di solito aperto un documento, che è la lista delle cose da fare (ToDo) dove mi annoto eventuali azioni ancora da compiere riferite ai contenuti di quella mail. 

Questo mi porta a generare una utile connessione tra le e-mail e la lista delle cose da fare (o non ancora fatte) preziosa anche per l’anno entrante.

Lo so: di e-mail, lo scorso anno, ne abbiamo ricevute migliaia, quindi quello che vi propongo si presenta, sulla carta, come un lavoro lungo. Però, se ci pensate, non richiede grande sforzo intellettuale, quindi lo potete fare nel tempo libero o nei momenti vuoti. 

Si può portare a termine anche dandosi piccoli obiettivi: ad esempio, per giorni, o per mesi (in 12 giorni si “passano” i 12 mesi del 2025). Questo check lo trovo molto utile anche per aggiornare il CV, con la certezza che non sfugga nulla, per archiviare anche gli allegati e per verificare in concreto ciò che è stato fatto (molte cose tendiamo a dimenticarle subito).

Dalla nostra e-mail passa ormai tutta la nostra vita e gran parte delle comunicazioni: si tratta di ricreare con metodo e cura lo “specchio” di tutto quello che abbiamo fatto nell’anno appena passato, e ciò può diventare molto utile anche in un’ottica (auto)motivazionale.